Bedrijfsvoering

Financiën is het financieel geweten van de gemeente, bewaakt de schatkist en zorgt in nauwe samenwerking met bestuur en diensten voor een financieel gezond Den Haag. In de begroting 2022-2025 zijn een aantal speerpunten benoemd voor Financiën, die bijdragen aan de verdere professionalisering en stroomlijning van de financiële keten, en waaraan in 2022 verder invulling is gegeven. Deze speerpunten waren:

1. Verbetering interne beheersing
2. Doorontwikkeling financiële administratie
3. Data gedreven werken en innovatieve technologie
4. Doorontwikkeling van financiële professionals

Daarnaast hebben zich in 2022 enkele grote ontwikkelingen voorgedaan die een behoorlijke impact hebben gehad op zowel de stad als de ambtelijke organisatie, waar Financiën een bijdrage aan heeft geleverd. Het gaat hier om de impact van de oorlog in Oekraïne (5). Daarnaast heeft de gemeente net zoals de rest van het land te maken met de gevolgen van de energiecrisis (6). Verder is in 2022 een nieuw college gestart en is in september een nieuw coalitieakkoord gepresenteerd waardoor een ongebruikelijke Planning & Control-cyclus is doorlopen (7). Tot slot zijn ook in het coalitieakkoord een aantal onderwerpen opgenomen die te maken hebben met het op orde brengen van de meerjarige gemeentefinanciën. Deze zijn in het laatste kwartaal van 2022 opgepakt (8).

1. Doorontwikkeling financiële administratie

In 2022 is hard gewerkt aan het verbeteren van de interne beheersing. Er is gemeentebreed bewustwording ontstaan en betrokkenheid bij het omzetten van analyses en adviezen in concrete verbeteringen. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het lijnmanagement. De focus ligt daarbij op vier verschillende thema’s, waarbij in 2022 de volgende concrete resultaten zijn behaald:

• Processen: een inrichtingsvoorstel voor procesmanagement en afronding van 42 diepgaande onderzoeken (‘deep dives’) naar de inrichting van de meest financieel kritische processen;
• Risicomanagement: Haags risicomanagement model uitgewerkt (uitgangspunten, risicoraamwerk, risicomanagement proces), een netwerk met ambassadeurs gevormd, gestart met risicotafels in de diensten, risico workshops uitgevoerd;
• Rechtmatigheid: scope verantwoording is vastgelegd en wijzigingen in jaarverslag zijn voorbereid;
• Doorontwikkeling Internal Audit: risico gebaseerd jaarplan 2022/2023 vastgesteld, kwaliteitssysteem opgesteld en gestart met de uitvoering van het jaarplan (waaronder rechtmatigheidsonderzoeken).

2. Doorontwikkeling financiële administratie

In 2021 is de gemeente gaan werken met één financiële administratie. In 2022 is geïnvesteerd in het fundament van de financiële administratie door een betere vulling van de organisatie met meer eigen personeel zodat er voldoende draagkracht en denkkracht is om het werk te verrichten en de doorontwikkeling vorm te geven. Deze doorontwikkeling zal in ieder geval tot 2025 doorlopen.
In 2022 is verder geïnvesteerd in de kwaliteit en betrouwbaarheid van de financiële administratie, op gebied van transactieverwerkende processen, verbeterde en uniforme werkwijze zoals investeringsprojecten in de projectadministratie en uniforme memoriaalboekingen bij intern verrekenen. Er is ingezet op het verminderen van memoriaalboekingen door een budgetoverheveling van 42 miljoen van diensten naar de dienst Bedrijfsvoering en afspraken om bij interne verrekeningen de kosten meteen op de juiste plek te laten registreren. Er is gewerkt aan het nieuwe proces aanvraag tot betalen dat in 2023 zal worden geïmplementeerd en er is gewerkt aan diverse projecten gericht op het (verder) automatiseren en digitaliseren van administratieve processen.

3. Datagedreven werken en innovatieve technologie

De gemeente wil meer datagedreven werken en meer gebruik maken van innovatieve technologie. We hebben in 2022 de mogelijkheden onderzocht voor verdergaande automatisering en digitalisering van de administratieve processen. Er zijn diverse projecten en pilots gestart om daar invulling aan te geven. Bij Internal Audit zijn we gestart met data-analyse en toepassing van process mining, een techniek voor de analyse van operationele processen. Daarnaast is er gemeentebreed een financieel dashboard in gebruik genomen, met realtime informatie voor alle managers. Ook zijn we gestart met de implementatie van E-facturatie. De resultaten die we hiermee voor ogen hebben zijn: meer inzicht, minder handmatig werk, minder foutgevoeligheid en kortere doorlooptijden. Dit zorgt voor betere kwaliteit van data en managementinformatie én snellere levering van informatie voor bestuur en diensten, waardoor men beter in staat wordt gesteld om te sturen en beslissingen te nemen.

4. Doorontwikkeling van financiële professionals

Het succes van de financiële functie staat of valt met de kwaliteit van de professionals. Vandaar dat de gemeente ook in 2022 heeft geïnvesteerd in de ontwikkeling en kwaliteit van administratieve medewerkers, controllers en adviseurs, met als doel betere dienstverlening aan het bestuur en de gemeente. Zo is er een intern opleidingsprogramma voor medewerkers van de financiële keten en participeren medewerkers in project- en werkgroepen om de interne dienstverlening te verbeteren. Voor controllers is er een op maatwerk leertraject ontwikkeld in samenwerking met de G4 gemeenten en de Erasmus Universiteit om de kennis en vaardigheden te versterken en tussen controllers van de G4 ervaringen uit te wisselen.

5. Oekraïne

Vanuit financiën is een procedure uitgewerkt over hoe om te gaan met de budgettaire en financieel-technische aspecten van de noodopvang voor Oekraïners in de gemeente. Hierdoor kunnen de facturen tijdig worden behandeld, is er inzicht in de totale kosten en zijn verantwoordelijkheden duidelijk belegd binnen de gemeente.

6. Energiecrisis

De economische gevolgen van corona en de oorlog in Oekraïne zijn voor iedereen merkbaar. De gemeente en de inwoners van Den Haag worden geconfronteerd met de impact van de snel stijgende energieprijzen en overige excessieve inflatie (RIS313164). Om een goed beeld te krijgen van de incidentele en mogelijk structurele effecten hiervan is Financiën in 2022 gestart met de uitvoering van een financiële impactanalyse die uiterlijk februari 2023 wordt afgerond.

7. Planning & Control-cyclus 2022

Na de gemeenteraadsverkiezingen in maart, is in september 2022 een nieuw coalitieakkoord (RIS313189) gepresenteerd. Hierdoor heeft in 2022 de gemeente een Planning & Control-cyclus doorlopen die afwijkt van hoe dit proces normaliter loopt.

8. De basis op orde

Naar aanleiding van het coalitieakkoord zijn in het laatste kwartaal van 2022 voorbereidingen getroffen om de financiële huishouding van de gemeente meer robuust te maken. In het coalitieakkoord zijn hiervoor onder de noemer ‘de basis op orde’ een aantal uitgangspunten geformuleerd, te weten:  

• Verstevigen van de financiële spelregels;
• Aan de slag gaan met een integrale investeringsbegroting;
• Invulling geven aan een stevig cofinancieringsfonds.

In 2022 zijn voorbereidingen getroffen om verder invulling te geven aan deze uitgangspunten.