Openbaarheid
De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) die met name zag op het op verzoek openbaar maken van overheidsinformatie (passieve openbaarmaking).
De Woo verplicht overheidsorganisaties om - op termijn, en gefaseerd - documenten in elf informatiecategorieën uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmaking). Het tijdspad voor de verplichting om stukken openbaar te maken is nog niet bekend. Verder schrijft de Woo voor om de informatiehuishouding op orde te brengen.
Passieve openbaarmaking
Ook onder de Woo is het mogelijk om een verzoek in te dienen om bepaalde documenten openbaar te maken. De regelgeving hierover is voor een groot deel hetzelfde als onder de Wob. De meest opvallende veranderingen zijn de verkorting van de beslistermijn op een verzoek en zwaardere motiveringsplicht bij het niet openbaar maken van (delen van) documenten. Het uitgangspunt is dat documenten die bij een bestuursorgaan berusten openbaar zijn. Het niet openbaar maken kan volgens bepaalde gronden zoals in de Woo aangegeven en moet steeds worden gemotiveerd.
Om de behandeling van de Woo-verzoeken sneller en uniformer te laten verlopen is per 1 november 2022 het centrale Woo-bureau van start gegaan. In dit bureau worden alle Woo-verzoeken gericht aan college of burgemeester behandeld. Dit is steeds in nauwe samenwerking met de inhoudelijke diensten, omdat de documenten en de kennis daarover binnen die diensten aanwezig is.
Met de start van het Woo-bureau is meer capaciteit beschikbaar gekomen voor het behandelen van de verzoeken. Daarnaast moet verbetering van het proces voor een efficiëntere behandeling zorgen. Verder zou actieve openbaarmaking op termijn tot minder Woo-verzoeken moeten leiden.
De behandeling van de Woo blijft een kritisch proces: met enige regelmaat worden omvangrijke verzoeken ingediend wat een groot beslag legt op de beschikbare capaciteit.
Actieve openbaarmaking
Er is gemeentebreed een nulmeting uitgevoerd, waarin duidelijk wordt wat nog nodig is om aan de Woo te voldoen. Op basis daarvan is een plan van aanpak opgeleverd voor de implementatie van de Woo. Het plan van aanpak geeft aan wanneer, welke acties nodig zijn om de Woo in te voeren en welke kosten daarmee gemoeid zijn.
Uit de nulmeting blijkt, dat de gemeente op het gebied van actieve openbaarheid een 7,3 scoort. Deze score geeft aan, dat de gemeente reeds een fors aantal zaken goed heeft ingericht. Er dienen nog een aantal punten op het gebied van processen, ICT en IV, management en organisatie en mens en cultuur opgelost worden voordat de gemeente volledig voldoet aan de Woo.
De implementatie van de actieve openbaarmaking start in het eerste kwartaal van 2023 en zal gefaseerd worden ingevoerd. Hiervoor is een kwartiermaker aangesteld die ervoor gaat zorgen dat het plan van aanpak voor de invoering van de Woo op tijd en binnen het gestelde budget wordt gerealiseerd. Wij volgen voor wat betreft de invoering van deze actieve openbaarmaking de fasering zoals deze nog nader zal worden vastgesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Informatiehuishouding op orde brengen
Het college heeft in 2022 ingestemd met de selectielijst e-mailbewaring en de VNG gemachtigd om de betreffende selectielijst namens de gemeente te laten vaststellen. Er is vervolgens een projectvoorstel opgesteld en vastgesteld voor de selectie en implementatie van een systeem om de archivering van e-mail volgens de Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke organen mogelijk te maken. Het project is van start gegaan. Er is inmiddels een Data Protection Impact Assesment (DPIA) en Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) toets uitgevoerd om de eisen die aan het systeem worden gesteld vanuit privacy en security inzichtelijk te krijgen. Begin tweede kwartaal 2023 zal duidelijk zijn of er moet aanbesteed of dat e-mailbewaring met behulp van reeds aanwezige informatiesystemen kan worden uitgevoerd.
De selectielijst zal in de loop van 2023 worden vastgesteld. In 2023 zal ook een systeem worden geïmplementeerd waarmee het technisch en functioneel mogelijk is, binnen het bestaande applicatielandschap, de eisen die het ontwerp van de Selectielijst e-mailbewaring stelt, uit te laten voeren.
Op 18 oktober jl. is de tijdelijke werkwijze bewaren berichtenverkeer vastgesteld door het college. Dit houdt in dat het zakelijke berichtenverkeer van bepaalde sleutelfunctionarissen na vertrek van de betreffende functionaris wordt bewaard.
In 2023 zal het nieuwe Document Management Systeem (DMS) worden uitgerold. Dit DMS levert een belangrijke bijdrage bij de verdere verbetering van de informatiehuishouding. Stapsgewijs zullen diverse applicaties worden aangesloten op het DMS en zal informatie op tijd volgens de geldende regelgeving worden vernietigd.